Avant de parler d’efficience il faut d’abord la définir. L’efficience c’est un rapport entre la quantité d’énergie ou de ressources utilisées et le résultat obtenu. Ce n’est pas la même chose que l’efficacité qui mesure la capacité à atteindre un objectif. Il est possible d’avoir des processus très efficaces tout en étant inefficients ; l’objectif est atteint au prix d’une dépense d’énergie ou de temps considérable et inutile. La réciproque est également vraie ; le processus est très économe en énergie mais n’atteint pas l’objectif fixé.

L’efficacité d’un processus est souvent binaire ; si l’objectif n’est pas chiffré et qu’il est atteint on a 100 % d’efficacité, si l’objectif n’est pas atteint on a 0% d’efficacité. Au contraire l’efficience est toujours un gradient qui va de 0 % (le processus est une gabegie d’énergie et/ou de temps) à 100 % (le processus est extrêmement économe en énergie et/ou en temps).

Quand Ploum parle d’inefficacité maximale il parle en fait d’inefficience maximale, ce qui est le mode actuel de fonctionnement de notre société. Il existe un nombre de situations très variées qui font qu’un processus est efficient ou est inefficient. Globalement je trouve que dans les organisations (structures), nous avons des processus très inefficients et des organisations humaines très inefficientes. Lisez l’article de Ploum pour savoir pourquoi.

Ce que j’ai pu remarquer dans ma vie professionnelle, qu’importe le type d’organisation (public, privé, associative), c’est que globalement les processus sont inefficients, car les personnes refusent de changer sous prétexte qu’ils utilisent des procédures qui sont anciennes et «  validées  ». J’entends souvent la fameuse phrase «  on a toujours fait comme ça, c’est pas aujourd’hui qu’on va changer  ». La plupart des personnes ne voient pas non plus l’intérêt de gagner du temps car, dans la plupart des organisations, être plus efficient signifie avoir plus de travail. Les personnes efficientes sont donc contraintes de masquer cette efficience en faisant semblant d’être toujours débordées.

En résumé on peut dire que notre société actuelle ne valorise pas l’efficience, bien au contraire. Être efficient aujourd’hui est considéré comme une tare. Cela va plus loin, j’ai également l’impression que l’inefficience est récompensée. Une personne qui réalise une tâche en 15 minutes est mal vu tandis qu’une autre qui va s’afférer pendant une heure sera bien vu même si elle aura brassé du vent pendant 45 minutes.

Cela me frustre énormément, car j’essaie d’être une personne efficiente dans ma vie personnelle et également dans ma vie professionnelle. Je dois donc rivaliser d’ingéniosité pour réussir à être efficient sans en avoir l’air ou sans trop le montrer.

Les exemples suivants sont tirés de situations réelle, de mon vécu en tant que salarié.

Exemple de processus inefficients 

• Prendre des inscriptions sur papier : le risque d’erreur est grand, cela va prendre du temps pour contacter les personnes surtout si différentes personnes doivent relire, la probabilité de perdre le papier est grande...
• Ne pas automatiser la gestion d’une salle informatique : Lorsqu’on a plusieurs ordinateurs identiques à gérer, le faire manuellement, sans automatisation et sans scripts conduit à une perte de temps, un risque d’erreurs et à une hétérogénéité du parc
• Ne pas savoir utiliser les fonctions de base de son logiciel de messagerie : lorsqu’on utiliser quotidiennement un logiciel depuis plus de 10 ans, on est censé savoir en maîtriser les fonctions de base. Ne pas savoir le faire conduit à des perte de temps incroyables notamment en période de stress.

Exemple de processus efficients

• Gestion des mots de passes avec un gestionnaire  : Beaucoup d’énergie au départ mais très rentable sur le long terme
• Numériser un processus d’inscription  : demande du temps pour paramétrer des outils mais beaucoup de temps gagné ensuite et une automatisation en prime
• Écrire des scripts de sauvegarde  : la sauvegarde est une chose très importante et doit être automatisée le plus possible, mais la gestion des erreurs doit rester manuel  ; on rend efficient la partie récurrente et on peut se concentrer sur les exceptions (erreurs)